Dematerializzazione documentale: gli obiettivi e gli scenari futuri

Il mondo è ormai dominato da internet e dall’uso di strumenti digitali: ogni processo si sta avviando verso l’informatizzazione in un’ottica di snellimento del lavoro e di efficienza delle attività produttive. Anche il mondo della fatturazione, anche i rapporti tra le Pubbliche Amministrazioni e le imprese si stanno sempre più avviando sulla strada della “digitalizzazione”. Ormai tutte le fatture emesse da e nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni dovranno essere prodotte e trasmesse in formato elettronico.

Sussiste un vero e proprio obbligo sancito dal nostro Legislatore che, all’articolo 42 del CAD introduce il rivoluzionario concetto di “dematerializzazione dei documenti”.

Per completezza di trattazione, riportiamo il contenuto della citata norma che stabilisce: “ Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.” Un obbligo che, almeno per il momento, è una mera “facoltà” per i privati che, si presume, con il passare del tempo dovranno adeguarsi al dettato normativo.
E’ la dematerializzazione documentale, un processo graduale che ci condurrà verso l’assoluta digitalizzazione dei documenti.

DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTALE: QUALI SONO GLI OBBIETTIVI?

La dematerializzazione ci condurrà, in maniera ovviamente lenta e progressiva, all’abbandono totale della carta stampata per la creazione e la trasmissione dei documenti.
Ed è proprio questo uno degli obiettivi perseguiti dalla dematerializzazione documentale: ridurre la produzione di nuovi documenti redatti su carta stampata ed eliminare, ove possibile, tutti quei documenti cartacei che già esistono. Tali documenti dovranno essere sostituiti con riproduzioni digitali.

La dematerializzazione documentale auspica, infine, l’eliminazione definitiva di tutti quei documenti non utili alla collettività e che, in particolare, non hanno alcun interesse storico-culturale per i consociati.
Attraverso la dematerializzazione dei documenti verranno dunque tagliati i costi per l’acquisto della carta, per la stampa e per l’archiviazione dei documenti.

Nel futuro, infine, il lavoro di archiviazione sarà certamente più semplice ed efficiente poiché la consultazione dei documenti potrà essere effettuata con un semplicissimo “click”.